Come organizzare un piccolo tour in 7 passi?

Un mini tour da 3–5 date vive di equilibrio: routing sensato, tempi realistici, costi sotto controllo e contratti chiari. L’obiettivo è suonare bene e rientrare nel budget: scegli le città in modo coerente, metti per iscritto cachet, orari e condizioni tecniche, prepara una logistica snella (trasporti, alloggi, diarie, backline) e definisci chi fa cosa. Se lavori tramite cooperativa dello spettacolo, avrai contratti, fatture, contributi e assicurazioni gestiti in filiera, con liquidazione del cachet senza zone grigie.

Quante settimane servono per pianificare 3–5 date?

Per un tour essenziale: 3–6 settimane.

3–4 settimane se le venue sono già interessate e la dotazione tecnica è minima.

5–6 settimane se serve trattare backline, promozione locale, pernottamenti e permessi particolari.
La chiave è la sequenza: prima blocchi le disponibilità (hold/confirm), poi firmi i contratti, quindi chiudi logistica e promo.

Come stimare trasporti, vitto, alloggio e backline?

Trasporti: somma chilometri × costo/km (carburante + pedaggi + quota usura) oppure tariffe treno/aereo + transfer. Aggiungi 10–15% cuscinetto.

Alloggio: numero persone × notti × tariffa media; prevedi city tax e late check-in.

Vitto/diarie: definisci per persona/giorno (es. colazione inclusa? pasti in venue?).

Backline: verifica rider delle venue; se serve noleggio, confronta ritiro unico con noleggi locali.

Assicurazioni: stima per strumenti/trasferte.
Metti tutto in un foglio costi: costi fissi (backline, assicurazioni) + variabili (km, notti, pasti).

Quali ruoli minimi di crew servono davvero?

Tour/Stage Manager (anche interno alla band): tempi, contatti, contratti, advancing.

FoH/Mon (fonico di sala/monitor) se la qualità audio è critica o la venue non assicura personale.

Backliner se il cambio palco è stretto o ci sono più strumenti/rig complessi.

Autista dedicato se gli orari sono serrati (sicurezza prima di tutto).
Con budget ridotto, accorpa ruoli (es. TM+driver; FoH che cura anche i monitor) e chiarisci i compiti prima di partire.

Quali documenti e permessi non dimenticare?

Contratto/lettera d’incarico con cachet, orari, hospitality, penali e clausole di cancellazione.

Scheda tecnica + stage plot + input list aggiornati.

Borderò/diritti secondo il repertorio.

Assicurazioni per strumenti e persone, dove necessarie.

Sicurezza: verifica richieste della venue (accessi, carichi, emergenze).
Se lavori con cooperativa, contratti, fatture e adempimenti sono centralizzati: meno rischio di errori o mancanze.

Come impostare un budget “zero sorprese”?

Stima ricavi (cachet + eventuale merchandising).

Elenca costi fissi (backline, assicurazioni) e variabili (km, pedaggi, alloggi, diarie).

Aggiungi contingenze 10–15%.

Calcola break-even per data (quanto devi incassare per non perdere).

Blocca acconti e termini di pagamento nei contratti.
Con la cooperativa puoi far transitare tutto in un’unica filiera (noleggi, viaggi, fattura e liquidazione): controllo e tracciabilità.

I 7 passi operativi (checklist da usare davvero)

Routing & date: scegli città vicine, ordina le tappe per distanza/tempi, blocca disponibilità (hold).

Budget di massima: proietta ricavi/costi, fissa il break-even, inserisci contingenze.

Contratti: definisci cachet, orari, clausole, penali, hospitality; firma conferme.

Produzione tecnica: aggiorna rider, stage plot, input list; chiudi i need con le venue.

Logistica: mezzi, orari, pernottamenti, diarie, carichi/scarichi; pianifica margini.

Permessi & compliance: borderò/diritti, assicurazioni, safety richieste dalla venue.

Promo & amministrazione: materiali, comunicati, social, fatturazione e liquidazione cachet (ideale tramite cooperativa).